Política de Privacidade

Apresentação e abrangência

Esta Política de Privacidade descreve o tratamento de dados pessoais realizado por meio da plataforma Nórdica Digital (“Plataforma”), sistema de gestão de pessoas mantido pela Nórdica Veículos S/A e suas filiais (“Nórdica”, “nós”).

Ela se aplica a todas as pessoas cujos dados são tratados na Plataforma, em especial:

• Colaboradores e ex-colaboradores, incluindo estagiários e aprendizes;
• Dependentes e beneficiários indicados pelos colaboradores;
• Candidatos a vagas e pessoas que se cadastram no banco de talentos;
• Prestadores de serviço e empregados de empresas terceirizadas cujos documentos são gerenciados na Plataforma;
• Usuários externos que acessam formulários, pesquisas, painéis ou documentos por meio de link individual;
• Visitantes das páginas públicas da Plataforma.

Para colaboradores, esta Política complementa — e não substitui — o contrato de trabalho, o regulamento interno e as demais políticas corporativas da Nórdica.

Definições

• Dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável.
• Dado pessoal sensível: dado sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural (art. 5º, II, da LGPD).
• Titular: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais.
• Tratamento: toda operação realizada com dados pessoais, como coleta, uso, acesso, armazenamento, compartilhamento e eliminação.
• Controlador: quem toma as decisões sobre o tratamento — no caso desta Plataforma, a Nórdica.
• Operador: quem trata dados em nome do controlador, como fornecedores de hospedagem e de sistemas.
• Encarregado (DPO): pessoa indicada pelo controlador para atuar como canal de comunicação com os titulares e com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Controlador e encarregado

O controlador dos dados pessoais é a Nórdica Veículos S/A, inscrita no CNPJ sob o nº 77.997.187/0001-74, com sede em RUA ALFRED NOBEL, 795.

O encarregado pelo tratamento de dados pessoais é EDNA COMPLIANCE (representante designado Diego Ronconi) , que pode ser contatado pelo e-mail nordica-volvo@ednacompliance.com.br.

Quando uma empresa terceirizada envia à Plataforma dados de seus próprios empregados, essa empresa é a controladora desses dados perante eles, e a Nórdica os trata para cumprir as obrigações de fiscalização que a lei impõe à contratante.

Dados pessoais tratados

Tratamos apenas os dados necessários a cada finalidade. As categorias abaixo variam conforme a relação do titular com a Nórdica.

Colaboradores e ex-colaboradores

Dependentes e beneficiários

Nome, CPF, data de nascimento, grau de parentesco e documentos comprobatórios, quando necessários para salário-família, imposto de renda, plano de saúde, plano odontológico ou outros benefícios.

Candidatos

Dados informados na ficha cadastral e no currículo: identificação, contato, endereço, formação, experiências profissionais, cursos, idiomas, disponibilidade, pretensão salarial, vaga de interesse, documentos anexados, indicação voluntária de deficiência para fins de vagas reservadas, e as anotações do processo seletivo (etapas, entrevistas, resultado).

Prestadores e empregados de empresas terceirizadas

Nome, CPF, função, empresa empregadora e documentos exigidos pela legislação trabalhista e de segurança do trabalho, como comprovantes de recolhimentos, ASO, certificados de treinamento e fichas de EPI.

Dados coletados automaticamente

Endereço IP, data e hora de acesso, navegador, sistema operacional, páginas acessadas, tentativas de login, identificadores de sessão e registros de auditoria das operações realizadas.

Como os dados são coletados

• Diretamente do titular, quando preenche formulários, envia documentos, assina termos, responde pesquisas ou se candidata a vagas;
• Do sistema de folha de pagamento e gestão de pessoal da Nórdica, integrado à Plataforma;
• Da área de Recursos Humanos, de gestores e de profissionais de segurança e saúde do trabalho, no exercício de suas funções;
• De clínicas e profissionais de saúde ocupacional contratados para exames;
• De empresas terceirizadas, em relação aos seus empregados que prestam serviço à Nórdica;
• Automaticamente, pelo uso da Plataforma, conforme a seção de cookies e registros.

Finalidades e bases legais

Todo tratamento está vinculado a uma finalidade legítima e a uma base legal prevista nos artigos 7º e 11 da LGPD.

Quando o tratamento se baseia no legítimo interesse, a Nórdica avalia previamente a necessidade, a proporcionalidade e o impacto sobre o titular, e adota medidas de transparência e de minimização de dados.

Dados sensíveis, de crianças e de adolescentes

Dados de saúde, deficiência, origem racial ou étnica (exigida pelo eSocial) e filiação sindical são tratados somente nas hipóteses do art. 11 da LGPD, com acesso restrito às pessoas que precisam deles para exercer suas funções. Na Plataforma, esses campos ficam ocultos ou mascarados para usuários sem permissão específica.

Informações clínicas detalhadas permanecem sob responsabilidade do médico do trabalho e protegidas pelo sigilo profissional; a Plataforma registra apenas o necessário à gestão, como a conclusão do ASO (apto ou inapto) e as datas de vencimento.

Dados de dependentes menores de idade são tratados no seu melhor interesse, conforme o art. 14 da LGPD, exclusivamente para concessão de benefícios e cumprimento de obrigações legais. Adolescentes contratados como aprendizes têm seus dados tratados com as mesmas salvaguardas, nos limites da legislação aplicável.

Compartilhamento de dados

A Nórdica não vende nem aluga dados pessoais. O compartilhamento ocorre apenas quando necessário às finalidades desta Política, com:

• Fornecedores de tecnologia que atuam como operadores: sistema de folha de pagamento e gestão de pessoal, plataforma de assinatura eletrônica e gestão de documentos, hospedagem e banco de dados, rede de distribuição e proteção contra ataques (incluindo verificação anti-robô) e serviço de envio de e-mails;
• Órgãos públicos, como eSocial, Receita Federal, INSS, Caixa Econômica Federal (FGTS), Ministério do Trabalho e Emprego, e autoridades judiciais e administrativas, quando exigido por lei ou ordem;
• Prestadores de saúde e segurança do trabalho, como clínicas de medicina ocupacional;
• Operadoras de benefícios, como planos de saúde e odontológicos, vale-transporte, vale-refeição e seguros;
• Instituições financeiras, para pagamento de salários e operações de crédito consignado autorizadas pelo colaborador;
• Sindicatos, nos limites da legislação e das convenções coletivas;
• Assessorias contábeis, jurídicas e de auditoria, sujeitas a dever de confidencialidade;
• Empresas do mesmo grupo econômico, quando necessário à gestão integrada de pessoas;
• Eventual sucessor, em caso de reorganização societária, fusão, incorporação ou venda de ativos.

Os operadores são contratados com obrigações de confidencialidade e segurança compatíveis com a LGPD e só podem tratar os dados conforme as instruções da Nórdica.

Transferência internacional

Alguns fornecedores de infraestrutura, como serviços de hospedagem, proteção de rede e verificação anti-robô, podem processar dados — principalmente endereço IP e informações técnicas de navegação — em servidores localizados fora do Brasil.

Essas transferências ocorrem nas hipóteses do art. 33 da LGPD, mediante cláusulas contratuais e garantias de proteção compatíveis com a legislação brasileira e com a regulamentação da ANPD.

Cookies e tecnologias similares

A Plataforma utiliza apenas cookies e armazenamentos estritamente necessários ao seu funcionamento e à sua segurança. Não utilizamos cookies de publicidade, de perfilamento comercial ou de rastreamento entre sites.

Como esses recursos são indispensáveis, bloqueá-los nas configurações do navegador pode impedir o uso da Plataforma.

Prazo de conservação

Os dados são mantidos pelo tempo necessário às finalidades informadas e aos prazos legais. Encerrados esses prazos, são eliminados ou anonimizados, salvo as hipóteses de conservação do art. 16 da LGPD.

Segurança da informação

Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração ou divulgação, entre elas:

• Comunicação criptografada (HTTPS) em toda a Plataforma;
• Senhas armazenadas com algoritmo de criptografia irreversível;
• Bloqueio temporário após tentativas de login malsucedidas e verificação anti-robô;
• Controle de acesso por perfil e por permissão, segundo o princípio do menor privilégio;
• Ocultação ou mascaramento de dados sensíveis, salariais e de contato para quem não tem permissão;
• Bloqueio automático do acesso de colaboradores desligados;
• Documentos armazenados fora da área pública do servidor e entregues apenas a usuários autorizados;
• Links de acesso externo individuais, com validade e possibilidade de revogação;
• Registro de auditoria das operações relevantes;
• Cópias de segurança e revisões periódicas de segurança.

Nenhum sistema é totalmente imune a riscos. Por isso, o titular também deve proteger suas credenciais: a senha é pessoal e intransferível, não deve ser compartilhada nem reutilizada de outros serviços, e a opção “Manter conectado” deve ser usada apenas em aparelhos de uso pessoal. Suspeitas de uso indevido devem ser comunicadas imediatamente à área de Recursos Humanos ou ao encarregado.

Direitos do titular

Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular pode solicitar a qualquer momento:

• Confirmação da existência de tratamento;
• Acesso aos dados;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD;
• Portabilidade dos dados, observada a regulamentação da ANPD;
• Eliminação dos dados tratados com base no consentimento;
• Informação sobre as entidades com as quais os dados foram compartilhados;
• Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e suas consequências;
• Revogação do consentimento;
• Revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado (art. 20);
• Oposição a tratamento realizado em desconformidade com a lei.

Como exercer

Envie a solicitação para requisicoesrh@nordica.com.br. Colaboradores também podem procurar a área de Recursos Humanos. Para proteger o titular, poderemos solicitar informações que confirmem sua identidade antes de atender o pedido.

Candidatos também podem consultar e atualizar o cadastro, solicitar uma cópia dos dados ou pedir a exclusão diretamente pelo link pessoal enviado por e-mail após o envio da ficha.

A confirmação de existência ou o acesso aos dados serão fornecidos de imediato, em formato simplificado, ou em até 15 dias, por declaração completa (art. 19 da LGPD). Alguns pedidos — por exemplo, a eliminação de dados que a lei obriga a manter — poderão ser atendidos parcialmente ou recusados, sempre com a indicação do motivo.

O titular também pode apresentar petição à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) ou aos órgãos de defesa do consumidor, quando aplicável.

Decisões automatizadas

A Plataforma automatiza cálculos e controles — como apuração de comissões, conferência de adiantamentos, alertas de vencimento de exames e de reposição de EPI. Esses resultados apoiam o trabalho da equipe responsável, que os revisa antes de qualquer decisão com efeito relevante sobre o titular.

Candidatos não são selecionados ou eliminados por decisão exclusivamente automatizada. Caso o titular entenda que uma decisão foi tomada unicamente por meios automatizados, pode solicitar sua revisão e informações sobre os critérios utilizados.

Deveres de quem acessa dados de terceiros

Gestores, profissionais de RH, de segurança do trabalho e demais usuários com acesso a dados de outras pessoas devem utilizá-los exclusivamente para as finalidades de suas funções, manter sigilo, não copiar, exportar ou compartilhar dados sem necessidade, e comunicar imediatamente ao encarregado qualquer suspeita de incidente. O descumprimento pode gerar responsabilização disciplinar, civil e penal.

Incidentes de segurança

Em caso de incidente que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, a Nórdica comunicará a ANPD e os titulares afetados nos prazos e na forma da regulamentação vigente, informando a natureza dos dados envolvidos, os riscos e as medidas adotadas para reverter ou mitigar os efeitos do incidente.

Alterações desta política

Esta Política pode ser atualizada para refletir mudanças legais, regulatórias ou na própria Plataforma. A versão e a data de vigência ficam indicadas no início do documento. Alterações relevantes serão comunicadas pela Plataforma ou por e-mail. Quando o tratamento depender de consentimento e a mudança alterar sua finalidade, um novo consentimento será solicitado.

Legislação aplicável e contato

Esta Política é regida pela legislação brasileira, em especial a Lei nº 13.709/2018 (LGPD), a Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet), a Consolidação das Leis do Trabalho e as Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho e Emprego.